In this article
تقول ورقة مبيعاتك شيئًا. يقول المستودع شيئًا آخر. يريد الحسابان أن يتوقفا عن إرسال لقطات شاشة. إذا كان هذا يبدو مألوفًا، فإن السؤال ليس ما إذا كان فريقك يعمل بجد. بل هو ما إذا كان الجميع يعملون من نفس المعلومات.
تربط سحابة ERP العمليات التجارية من خلال تطبيق مُستضاف على البنية التحتية البعيدة. مع سيطرة مناسبة واتصال بالإنترنت، يمكن للأفراد المخولين العمل مع نفس السجلات التشغيلية بدلًا من تمرير نسخ منفصلة. الفائدة هي التنسيق، وليس ممرًا سحابيًا سحريًا إلى الربح.
ما هي الفوائد الرئيسية لـ ERP؟
أفضل الفوائد هي السجلات المشتركة والرؤية عبر الفرق والوصول الأسهل للعاملين في أماكن مختلفة ومسار واضح للاضافة الوظائفية مع نمو المتطلبات. يمكن لطلب بيع أن يرتبط بالمخزون والمشتريات والمالية. ما إذا كان ذلك صحيحًا يعتمد على سير العمل المُكوَّن والجودة البيانات المدخلة.
- المخزون: رؤية حركات المخزون واحتياجات الشراء والتوافر المتفق عليه في المستوى المحلي دون إعادة بناء الجدول بشكل متكرر.
- المالية: ربط العمليات التشغيلية بالعملية المحاسبية وتقليل الإدخالات الزائدة.
- علاقات العملاء: الحفاظ على الاستفسارات والاقتباسات والإجراءات التالية المرتبطة بسجل عميل مشترك.
- الأشخاص والمشاريع: اجلب متطلبات الموارد البشرية والرواتب والمشاريع المتفق عليها إلى الصورة الأوسع للعمل.
ابدأ بمشكلة عمل، وليس بشراء وحدات عشوائي.
قد يحتاج تاجر إلى توفر المخزون الموثوق قبل إضافة لوحات القيادة المتقدمة. قد يهتم المصنع أكثر بشراء المواد الخام وإنتاجها وشحنها. قد تحتاج المدرسة إلى سجلات الرسوم والإدارة للتواصل. قد يكون لدى المؤسسة الكبيرة بالفعل أنظمة متعددة وتحتاج إلى التكامل بدلًا من استبدالها بشكل جذري.
نحن نرسم العمل الحالي أولًا. أين يتم إدخال المعلومات؟ من يوافق عليها؟ ماذا يحدث عندما تتغير الطلبية؟ أي أنظمة موجودة يجب أن تبقى؟ النطاق الناتج أكثر فائدة بكثير من قائمة ميزات مذهلة بدون مالك. لا يمكن لوحات القيادة إنقاذ عملية لا يتابعها أحد.
كيف يتعامل ERP Enigma مع عمل قائم
ERP Enigma لديها عمليات تشغيل 20 حتى الآن. إنها منصة تنموية تم تنفيذها حول تدفق التشغيل الحالي للعميل والوحدات المتفق عليها. يمكن دمج الحسابات والمستودعات والمشتريات والمبيعات وCRM والمشاريع وتدفقات الموظفين وفقًا لحجم التنفيذ. يتم تقييم التكاملات مع الأنظمة القائمة خلال مرحلة الاستكشاف؛ يجب إظهار توافقية النظام وليس افتراضها.
للمتجر الباكستاني الذي يوسع نشاطه عبر الإنترنت، قد يعني ذلك توافق الأصناف المختلفة للمنتج والطلبات عبر الإنترنت والشحن من المستودع. بالنسبة لبائع الجملة US، قد يعني ذلك ربط طلبات المبيعات والمشتريات. يجب أن تشمل الأعمال EU متطلبات الخصوصية والوصول ونقل البيانات في مرحلة الاستكشاف. يجب على فرق GCC، الأسترالية والنيوزيلندية، إعداد متطلبات الضريبة والرواتب والفاتورة والفرع المحلي مع المستشارين المعنيين بدلًا من افتراض أن التكوين العام الواحد يناسب كل ولاية قضائية.
تكاليف وحماية ونظام ERP السحابي والأسئلة التي يجب على المشترين طرحها
قارن التكلفة الكاملة: التنفيذ وتنظيف البيانات والتكاملات والاستضافة والتدريب والدعم والتغييرات المستقبلية. يمكن للاستضافة السحابية تقليل الحاجة لتشغيل البنية التحتية للتطبيق في مكتبك، ولكنها لا تزيل إدارة الوصول أو خطط الاستعادة أو المسؤولية تجاه حماية المعلومات الخاصة بالعملاء.
- من يمكنه الوصول إلى السجلات الحساسة، وكيف يتم مراجعة الأدوار؟
- أين يتم استضافة النظام، وأي مزودين معالجين للبيانات، وما هي الاتفاقيات المطبقة؟
- ما البيانات التي تم نسخها احتياطيًا، وكيفية تكرار ذلك، ولأي تاريخ تم اختبار الاستعادة آخر مرة؟
- ماذا يحدث عند فشل الاتصال، وأي العمليات تحتاج إلى تصميم محلي أو بدون اتصال؟
- هل يمكن للفريق تصدير بياناته، وماذا يحدث عند انتهاء الخدمة؟
مثال عملي: طلب واحد، موقعان للبضاعة
تخيل تاجر تجزئة يمتلك كOUNTER ومستودع وموقع إلكتروني. يحتفظ المستودع بـ 12 وحدة من منتج معين. يضع عميل طلبًا إلكترونيًا لخمسة وحدات بينما يجهز فريق الكOUNTER عرض أسعار لثمانية وحدات. هذه الكميات مخترعة لغرض هذا المثال، ولا تمثل نتائج عميل Enigma. نظام يعرض نفس عدد المخزون للفرقتين مفيد، لكنه لا يزال يحتاج إلى قاعدة تحدد ما يُعتبر مُحجزًا.
ابدأ بالتوافق على التسلسل. يسجل العرض اهتمام العميل؛ ويوفر الطلب المؤكد مخزونًا محجوزًا؛ ويوضح قائمة الاستلام ما يجب على المستودع إعداده؛ ويُسجل التوصيل ما تم إرساله فعليًا. إذا احتفظت الشركة بالمخزون المحجوز في مرحلة العرض، فعليها أيضًا وضع قاعدة لانتهاء الصلاحية. وإلا، يمكن أن يُظهر عرض أسعار تم إلغاؤه بالأمس مخزونًا متاحًا يبدو غير متاح اليوم. يجب أن يعكس البرنامج العملية المتفق عليها بدلًا من اختيار واحدة بشكل صامت.
في هذا المثال، تحجز خمس وحدات ضد الطلب عبر الإنترنت المؤكد، مما يترك سبع وحدات متاحة للطلب من الكاونتر. يمكن للفريق تقديم تسليم جزئي، أو تاريخ لاحق، أو منتج بديل. يتم عرض القرار قبل أن يُعهد بثمانية وحدات. هذا هو الفائدة التشغيلية التي يجب اختبارها في العرض التوضيحي. لوحة تحكم ملونة اختيارية؛ تجنب عرضين لوحدة مخزون واحدة ليس كذلك.
ماذا يجب تضمينه في قائمة مراجعة قبول ERP
أحضر مجموعة صغيرة من السجلات التمثيلية: بيع عادي، إرجاع، تسليم مورِّد، طلب ملغى، وعميل لديه رصيد مستحق. قم بإزالة المعلومات الشخصية التي لا تُعد ضرورية للعرض. اطلب من فريق التنفيذ عرض المسار الكامل لكل سجل، بما في ذلك من يمكنه تعديله وكيف يتم تتبع هذا التعديل.
- عيّن مُسؤولًا لكل عملية عمل حاسمة وشرط نجاح واضح. على سبيل المثال: يُغيّر عنصر مُسترجع الموقع المتفق عليه للبضاعة ويُنشئ المتابعة المالية الصحيحة.
- يجب مطابقة الكميات والرصيد الافتتاحي مع مصدر تم التوقيع عليه. نجاح استيراد ملف إكسل لا يعني بالضرورة أن مجموعاته صحيحة.
- امتحن الأدوار المحدودة كمستخدمين محدودي الصلاحيات. لا تُوافق على الصلاحيات بعد مراقبة حساب مسؤول فقط.
- تمرن على استعادة النسخ الاحتياطي وتأكيد ما المعلومات المفقودة بين نقاط الاستعادة. سجّل النتيجة والشخص المسؤول عن الاختبار التالي.
- حدد قرار الانتقال، ومُحفِّز العودة إلى النظام السابق، واتصل بالشخص الذي يقدّم الدعم. درّب الأشخاص الذين سيقومون بتشغيل العملية، بما في ذلك الزميل الذي سيغيب يومًا.
ابدأ بقرار محدود
يجب أن يكون الانتقال الأول المنطقي حدًا واضحًا: فرع واحد، أو تدفق مخزون واحد، أو مشكلة تقارير واحدة. اتفق على معنى النجاح قبل إضافة الوحدات. قد يحصل فريق يعمل بالفعل بموثوقية في نظام بسيط على فائدة أكبر من إصلاح تكامل واحد من إحلال كل شيء. بالنسبة لاستشارة ERP Enigma، اجلب تدفق عملك الحالي، أنظمةك الحالية، الاستثناءات الممثلة، والأشخاص المسؤولين عنها. هذا يعطي النقاش شيئًا أكثر فائدة من قائمة رغبات لاستخدامها.
متى يجب على شركة صغيرة الانتقال إلى ERP؟
فكر في ERP عندما تُهدر الوقت بشكل متكرر بسبب إدخال مكرر، عدم اليقين في المخزون، فرق منفصلة، أو توصيلات سيئة. ابدأ بعملية محدودة، نظّف بياناتها، درّب الأشخاص الذين يستخدمونها، وقياس ما إذا كان النهج الجديد يساعد حقًا. لا تشتري نظامًا أكبر فقط لأن منافسك نشر صورة شاشة له.
قارن بين السحابة والمحطات المحلية ERP مع الدعم غير المتصل ↗